Mes espaces de travail⚓

Sommaire
  1. L'écran d'accueil d'un espace de travail
  2. Comment rejoindre un espace de travail ?
  3. Comment collaborer au sein d'un espace de travail ?
  4. Comment créer un nouvel espace de travail ?
  5. Trucs & Astuces sur les espaces de travail

ConceptEspace de travail⚓

Cet espace vous permettra de travailler en équipe sur un projet, au sein d'un groupe de travail.

Vous y retrouvez exactement les mêmes éléments que dans le Bnum avec un filtre qui vous permettra de ne voir, pour chaque module (messagerie, discussion, document, tache, calendrier) ce qui concerne directement l'espace de travail sélectionné.

L'écran d'accueil d'un espace de travail⚓

  1. ⚓

    Informations générales⚓

    Dans cette zone, vous retrouvez :

    • le nom de l'espace de travail
    • sa description
    • sa thématique
    • un bouton Actions qui vous propose d'envoyer un message aux membres du groupe, de lancer une visio conférence avec le choix de définir vous-même le nom du salon ou non, d'utiliser l'affichage avec la couleur de l'espace choisit par son créateur ou avec la couleur du thème du Bnum
    • un bouton Inviter un membre si vous êtes un gestionnaire de l'espace
    • un bouton Se désinscrire de l'espace de travail permettant de quitter l'espace de travail.
  2. ⚓

    Mes réunions⚓

    Cette zone présente soit :

    • les évènements rattachés à l'espace de travail de la journée courante,
    • le prochain évènement programmé rattaché à cet espace de travail.
  3. ⚓

    Mes tâches⚓

    Cette zone est présente uniquement si le créateur de l'espace de travail a choisi d'activer le module des Tâches. Dans ce cas elle liste les tâches en cours.

  4. ⚓

    Mes échanges non lus⚓

    Cette zone présente :

    • les courriels envoyés par la fonction « Envoyer un message aux membres » accessible via le bouton Actions présent dans les informations générales de l'espace, que vous n'avez pas encore consultés, en cliquant sur le lien Emails
    • le canal de Discussion lié à l'espace de travail si le créateur a choisi d'activer ce module pour l'espace en cliquant sur le lien Discussions Ariane.
  5. ⚓

    Mes ressources⚓

    Cette zone présente :

    • en cliquant sur le lien Mes documents, présent si le créateur de l'espace a activé l'utilisation d'un DriveT , cette zone présente le contenu du Drive,
    • en cliquant sur Liens utiles, les urls des sites mémorisés au sein de ce projet,
    • en cliquant sur Sondages, les sondages liés à l'espace lors de leur mise en oeuvre.
    Retourner à l'écran
  6. ⚓

    Barre d'accès rapide⚓

    Cette barre vous permet d'accéder aux modules de l'espace de travail :

    • Messagerie avec les messages envoyés à la liste des membres de l'espace,

    • Agenda avec les rendez-vous rattachés à l'espace,

    • Discussion avec le canal de discussion rattaché à l'espace,

    • Documents avec les documents de l'espace,

    • Kanban avec le kanban de l'espace,

    • Taches avec les taches de l'espace,

    • Liens utiles avec les liens de l'espace.

    Les 3 autres boutons présents permettent respectivement :

    • Quitter, de revenir à l'écran de choix des espaces de travail,
    • Accueil, de revenir à cet écran général après avoir utilisé un autre module de l'espace,
    • Informations (si vous êtes membres d'un espace), de visualiser la liste des membres
    • Paramètres (à la place d'informations si vous êtes créateur de l'espace), de gérer votre espace de travail avec la possibilité de modifier les informations générales, les membres et leurs rôles, les modules présents.

    RemarqueJe n'ai pas tous les modules ?⚓

    La présence (ou non) des modules est un choix du gestionnaire de l'espace. Pour plus de précision vous pouvez consulter la thématique "Comment créer un espace de travail ?"

    Truc & astuceComment masquer la barre d'accès rapide ?⚓

    Si vous souhaitez masquer la barre pour retrouver votre écran « en entier », cliquez sur la flèche blanche pointant vers le bas, située en haut de la barre ... celle-ci se replie et propose alors une simple flèche pointant vers le haut... un nouveau clic, elle se déplie.

    Retourner à l'écran

Comment rejoindre un espace de travail ?⚓

Choix d'un espace de travail⚓

En cliquant sur le bouton Mes espaces de travail l'écran vous propose tous les espaces de travail auxquels vous appartenez.

Vous pouvez mettre en avant les espaces que vous utilisez le plus en les épinglant grâce au bouton épingle qui fonctionne en mode bascule Épinglé <-> Désépinglé pour l'espace sélectionné.

ComplémentCas d'un espace de travail restreint⚓

Vous avez été ajouté dans un espace de travail par son créateur, à partir de ce moment là, celui-ci apparaît dans vos espaces de travail

ComplémentCas d'un espace de travail ouvert⚓

Vous devez le rechercher par son nom en utilisant la fonction de recherche disponible en haut de l'écran si vous connaissez son nom ou en bas de l'écran si vous souhaitez parcourir l'ensemble des espaces existants.

Comment collaborer au sein d'un espace de travail ?⚓

L'utilisation des modules d'un espace de travail est identique à celle de l'utilisation de ces mêmes modules hors de l'espace, il faut juste se rappeler que les contenus sont filtrés pour ne faire apparaître que ceux en lien avec l'espace de travail.

Truc & astuceComment savoir si j'utilise un module hors ou dans un espace de travail ?⚓

Un espace de travail possède une couleur, choisie par son créateur ou utilise la couleur par défaut du thème. Lorsque l'on se positionne dans un espace de travail pour accéder à un module, un encadré nous le rappelle visuellement.

Cet affichage correspond à l'utilisation de Mon agenda depuis un espace de travail dont la couleur est verte, couleur reprise dans la barre d'accès rapide, autour de l'agenda et aussi pour les rendez-vous rattaché à ce même espace.

Ce même agenda, affiché depuis la barre de navigation rapide, propose les rendez-vous de l'espace de travail (ceux en verts) mais aussi tous les autres rendez-vous présents pour cette même semaine.

Comment créer un nouvel espace de travail ?⚓

Comment créer un espace de travail ?⚓

La création d'un espace de travail est possible depuis le bouton Créer de la barre d'outils du Bnum. Il faudra choisir Espace de travail dans la pop-up qui s'ouvre alors.

Il faut ensuite compléter le formulaire en 3 étapes.

Étape 1⚓

Lors de cette étape, vous devez donner un Nom à votre espace, cette zone est obligatoire, ce sera la seule au cours de ce processus de création d'un espace de travail, ne pouvant pas attribuer de valeur par défaut pour ce champ.

Vous pouvez compléter en choisissant :

  • de définir un avatar pour votre projet en cliquant sur le rond coloré, vous accédez à un choix d'image et en l'absence d'image les 3 premières lettres du nom seront utilisées,
  • de décrire votre espace en quelques mots,
  • de lui donner une thématique,
  • de donner une durée de vie à cet espace (s'il correspond à un projet dont le terme est connu),
  • de définir la portée de votre projet ; restreint par défaut, c'est à dire limité aux participants que vous inviterez ou public, c'est à dire accessible à toute personne utilisant le Bnum,
  • de choisir une couleur pour votre projet ; en l'absence de choix de votre part, une couleur par défaut lui sera attribuée.

Étape 2⚓

SI votre projet est restreint, vous pouvez dès à présent ajouter des membres à votre projet.

Vous pourrez modifier cette liste après la création du projet, en tant que créateur de l'espace, en utilisant le bouton Paramètres de la barre d'accès rapide de votre espace.

Vous pouvez soit utiliser la complétion automatique des noms dans la zone Sélectionner des participants, soit choisir les membres au sein de vos contacts en cliquant sur l’icône Ajouter un contact présente au bout de cette zone de saisie.

Étape 3⚓

Au cours de cette dernière étape, vous choisissez les modules à ajouter à votre espace de travail.

Les modules, Ma messagerie Mél, Mon agenda et Liens utiles seront obligatoirement présents mais vous pouvez choisir d'activer en supplément les modules :

  • Mes discussions
  • Mes documents (Attention, la disponibilité du DriveT n'est pas immédiate mais peut nécessiter une attente jusqu'à 30 minutes)
  • Mes tâches et Kanban

AttentionQui peut accéder au module Mes documents ?⚓

Pour l'instant, seul les agents du pôle Ministériel ont accès au module Mes documents.

La présence du module au sein du projet ne posera pas de soucis, mais les agents extérieurs au pôle ministériel ne pourront pas voir les documents déposés au sein de ce DriveT

Truc & astuceNous avions déjà un canal de discussion pour discuter du projet, que pouvons nous faire ?⚓

Lors de la création de l'espace de travail, il faut choisir d'activer l'utilisation d'un canal de discussion.

Vous pouvez ensuite revenir dans les paramètres de votre espace (en tant que créateur) et modifier le canal à associer à l'espace pour remplacer celui créé automatiquement.

Truc & astuceNous voulons modifier un espace existant, quelles sont les possibilités ?⚓

Pour modifier les paramètres de l'espace, vous devez en être un des gestionnaires.

Lorsque vous modifiez la description, la couleur, le logo, la thématique, la portée vous n'avez pas de précaution particulière à prendre.

Si vous souhaitez modifier le nom de l'espace, cette modification ne sera pas propagé au nom du répertoire dans le Drive, au nom du canal de discussion, au nom du kanban, de étiquettes d'évènements ... pour un espace récent, il est plutôt conseillé de créer un nouvel espace, de déplacer les documents et de repartir d'une situation « propre ».

Dans tous les cas, par sécurité, les boutons de validation ne sont actifs qu'après le début de la saisie dans le champ à modifier.

Dans la copie d'écran ci-dessus, seul le bouton du champ en cours de modification (la description) est actif.

Trucs & Astuces sur les espaces de travail⚓

AttentionComment écrire aux membres de l'espace ?⚓

L'espace propose via une liste de messagerie d'écrire à tous les membres via la fonction Écrire aux membres

L'usage de cette liste est limitée aux membres de l'espace, il est donc nécessaire d'être connecté au Bnum pour écrire ce message.

Les réponses au message émis pourront se faire depuis tous les outils de messagerie ... mais reste limitées aux seuls membres de l'espace.

Truc & astuceComment créer un rendez-vous visible par tous les membres de l'espace ?⚓

Le Bnum a fait le choix d'utiliser l'agenda "personnel" de chaque membre de l'espace pour faciliter :

  • la vision complète de tous "ses" rendez-vous,
  • la synchronisation avec les smartphones

Lorsqu'un membre de l'espace créé un rendez-vous, pour qu'il soit visible de tous, il faut :

  • le rattacher à l'espace de travail
  • inviter les membres

Plus de détails sur la création de rendez-vous.